Obsah stránky

elektronická správa dokumentů

X5 Retail Group je lídrem v tuzemském maloobchodu v implementaci elektronické výměny dat. Využití EDI v práci zrychluje proces dodávání zboží do obchodních řetězců.

X5 - lídr v EDI

X5 Retail Group je lídrem na maloobchodním trhu v implementaci nových typů EDI dokumentů (elektronická výměna dat) a denního objemu toku elektronických dokumentů. Zavedení automatické výměny faktur bylo dalším krokem ke zkvalitnění vzájemné spolupráce, zjednodušení a zrychlení práce s dodavateli.

Elektronická výměna dat poskytuje možnost přenášet obchodní a (nebo) obchodní informace mezi informačními (účetními) systémy partnerů elektronicky ve formě standardních strukturovaných zpráv. To značně usnadňuje práci a výkon jejich funkcí jak kupujícímu (obchodnímu řetězci), tak dodavateli.

Dnes se výměny elektronických faktur účastní poskytovatelé EDI, kteří podepsali „Smlouvu o úrovni služeb pro poskytování služeb elektronické výměny dat“ s X5 Retail Group: ForaProm LLC (platforma LERADATA), Sislink LLC (platforma CISLink), LLC Electronic Communications (platforma EVOLUTION-3.0), Corus Consulting CIS LLC (platforma SPHERE), PF SKB Kontur CJSC (platforma EDI.KONTUR) a Edisoft LLC (platforma EDISOFT). Poskytovatelé LLC „Electronic Communications LLC“ (platforma EVOLUTION-3.0) a ForaProm LLC (platforma LERADATA) jsou certifikovaní a autorizovaní poskytovatelé EDI skupiny X5 Retail Group společnosti ECR, kteří mají partnerství s důvěryhodnými operátory správy elektronických dokumentů Federální daňová služba Ruska – LLC Kaluga- Astral a LLC Sistem Group Rus, který vám umožní legitimně převádět elektronické faktury (příchozí i odchozí) od dodavatelů do X5 Retail Group a zpět.

Poskytovatel EDI vystupuje jako zprostředkovatel služeb, který poskytuje konzultace dodavatelům, nastavuje systém elektronické správy dokumentů a testuje jej. Vzhledem k tomu, že účetní systémy kupujícího a dodavatele se mohou výrazně lišit, zajišťuje poskytovatel EDI kontrolu a spolehlivost přenášených dat.

Co může EDI udělat pro dodavatele

Systém elektronické výměny dat umožňuje dodavatelům výrazně ušetřit nejen finanční prostředky, ale i vlastní čas úsporou za služby přenosu a ukládání papírových dokumentů a kopírování papírových médií.

Hlavní výhody zavedení systému elektronické výměny dat:

№	Typ dokumentu EDI	Výhody implementace dokumentu EDI
1	Oznámení účastníka burzy (PATRIN)	Denní automatické upozornění na aktuální X5 objekty
2	Specifikace ceny (PRICAT)	Automatizovaný proces výměny právně závazných cenových specifikací v elektronické podobě. Umožňuje zkrátit dobu schvalování ceny, eliminovat prodlevy a ruční chyby, výměnu papírových dokumentů, jejich zpracování a uložení
3	Objednávka kupujícího dodavateli (OBJEDNÁVKY)	Rychlý a automatizovaný přenos objednávek X5 dodavatelům, technická podpora, kontrola a sledování předávání objednávek
4	Odpověď dodavatele na objednávku kupujícího (ORDRSP)	Potvrzení dodavatele o dodacích povinnostech. Snížení zásob a (nebo) nedostatků zboží v obchodních řetězcích. Účtování dodavatelského zboží „na cestě“ – snížení rizika nadměrných dodávek a (nebo) odmítnutí převzetí zboží
5	Oznámení dodavatele o odeslání zásilky kupujícímu (DESADV) – elektronický nákladní list	Zrychlení procesu příjmu (předávání) dodávek na prodejnách a v distribučním centru sítě. Snížení manuálních chyb zaměstnanců a dodavatelů X5 při přejímce a následně při platbě: automatická identifikace dodávky a objednávky SAP X5, automatická identifikace akceptace dodavatelů X5 a ESF Informační dopis a prezentace projektu
6	Oznámení o přijetí kupujícího (RECADV) - elektronický akceptační certifikát	Zrychlení procesu generování správných faktur na straně dodavatelů. Snížení počtu nevyfakturovaných dodávek
7	Oznámení o vrácení zboží (RETDES) a Oznámení o přijetí vrácení (RETREC)	Rychlé a dokumentární potvrzení zboží vráceného X5, zrychlení procesu odsouhlasení bilancí, zvýšená transparentnost a kontrola procesů vrácení zboží
8	Prohlášení o odsouhlasení vzájemného vypořádání s protistranami (COACSU)	Automatizace a zrychlení (včasnost, relevantnost) procesu odsouhlasování pohledávek a závazků s dodavateli
9	Upozornění na zjištěné nedostatky spojené s nedostatečnou kvalitou Produktu	Automatizace a zrychlení (včasnost, relevantnost) toku dokumentů s dodavateli ohledně pokut FROF. Tpouze v případě, že je dodavatel dodavatelem fondů federálního majetku.

Jak se připojit k výměně elektronických dokumentů s X5

X5 Retail Group vyvinula hlavní kroky, které umožní dodavatelům zapojit se do systému elektronické výměny dokumentů.

1. krok

Dodavatel musí se společností X5 Retail Group uzavřít dodatečnou EDI smlouvu k dodavatelské smlouvě s povinným vyplněním dodatku k dodatečné smlouvě. dohoda - aplikace pro organizování výměny elektronických dokumentů mezi dodavatelem a kupujícím. Šablony dokumentů lze získat na obchodním ředitelství X5 Retail Group nebo u pracovníků smluvního oddělení X5.

2. krok

Uzavřete smlouvu o poskytování služeb elektronické výměny dat s poskytovatelem EDI. Společnosti, které již mají smlouvu s EDI, musí poslat svému poskytovateli EDI dopis o nutnosti organizovat elektronickou výměnu s X5 Retail Group. Získejte přístupové parametry na jeho web-EDI stránku od poskytovatele EDI nebo proveďte společnou integraci svého účetního systému a systému poskytovatele EDI.

3. krok

Ověřte si prostřednictvím poskytovatele EDI, zda má dodavatel GLN kód – jedinečný kód pro identifikaci fyzických lokalit a právnických osob dodavatele, jakož i jeho strukturálních jednotek – kanceláře, prodejny, expediční sklady, distribuční centra atd. Pokud dodavatel chybí kód GLN, musíte se obrátit na svého poskytovatele EDI, abyste získali další informace o tom, jak jej získat.

4. krok

Proveďte sesouhlasení sortimentu dodávaného společnosti X5 Retail Group, to znamená, že kontaktujte svého poskytovatele EDI, aby mohl zařídit, aby dodavatel obdržel seznam produktů X5 odpovídající ceníku zboží dodávaného společnosti X5 Retail Group. Poskytovatel EDI také poskytuje dodavateli informace o tom, jak sladit sortiment. Tento seznam bude datovou tabulkou skládající se z názvu produktu, kódu X5 Retail Group (PLU) a sady čárových kódů uložených v účetním systému X5 Retail Group. Dodavateli se doporučuje načíst kód X5 Retail Group (PLU) do svého účetního systému, protože v objednávce od X5 Retail Group bude k identifikaci produktu použit kód X5 Retail Group (PLU), čárový kód produktu a interní kód dodavatele.

5. krok

Kontaktujte poskytovatele EDI dopisem za účelem provedení testů a výměny testovacích dokumentů EDI.

Webináře X5

Dne 30. srpna 2017 proběhl webinář pro dodavatele X5 věnovaný přechodu z právně významného toku dokumentů papírové verze cenových specifikací na elektronickou (EDI PRICAT).

Dne 29. června 2017 proběhl webinář věnovaný využití elektronického UPD v právně významné správě elektronických dokumentů.

Standard EDI (Electronic Data Interchange) je součástí starých zavedených systémů. Ale neustále vidíme EDI prezentované jako moderní standard. Je to tak? Měli bychom EDI považovat za základní technologii pro nové projekty?
Podívejme se na EDI z technického hlediska, vše ostatní necháme stranou.

Formát dat v EDI

používá EDI formát textu s oddělovači. Funguje dobře pro ploché datové struktury, jako jsou tabulky. Není tak dobrý pro reprezentaci hierarchických datových struktur. Vnořené objekty se lépe serializují pomocí tagovaných formátů, jako jsou XML a JSON.
Velmi zvláštní, ale nikdy nebyl vytvořen popisný jazyk(definice dokumentu) pro EDI. Od příchodu EDI uplynulo tolik let a bylo na to vynaloženo tolik úsilí, ale jazyk popisu nebyl vytvořen. Popisný jazyk umožňuje automatizovat zpracování dat, konkrétně jejich generování, ověřování, transformace, serializace, deserializace. Pro srovnání, abychom ověřili data XML, vezmeme datové schéma (XML Schema, xsd) a parser automaticky kontroluje, zda jsou data v souladu s tímto schématem.
Můžete se obejít bez diagramu, ale pak je žádoucí označit dokument. Dokumenty XML a JSON lze deserializovat bez schématu, protože samotná data obsahují značky (názvy) datových prvků. EDI má pouze značky pro segmenty a žádné značky pro prvky. Prvky jsou určeny jejich pozicí v segmentu. Univerzální Analyzátor EDI bude schopen analyzovat dokument pouze do primitivních kolekcí, protože dokument neobsahuje názvy ani typy datových prvků.

Pojďme k detailům.

Standard EDI se skládá ze dvou hlavních částí:

Obálkový (dávkový?) formát (kombinace standardů zasílání zpráv)
Specifikace dokumentu (formáty) (směs oborových (doménových) standardů)

Dávkový formát

EDI definuje balíčky pro sady dokumentů, skupiny dokumentů a samotné dokumenty/transakce ( Výměna, Skupina a Transakce/Dokument). Pakety jsou omezeny na páry segmentů ISA/IEA, GS/GE, ST/SE.
Poznámka: Pro ilustraci používám variantu EDI X12 standardu běžného v Severní Americe. Další verze standardu, EDIFACT, je v Evropě běžná a od X12 se zásadně neliší.
Zde je příklad úplně prvních segmentů všech tří balíčků: ISA, GS a ST. Příklad převzat odtud:

ISA*00* *00* *ZZ*ID PŘÍJEMCE *12*ID ODESÍLALA *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>~
GS*FA*ID RECEIVERID*SENDERID*20100325*1113*24712*X*004030~
ST*997*1136~

Co vidíme v první části?
Poslední tři znaky segmentu ISA jsou oddělovací znaky: "*>~": "~" - symbol oddělení segmentů; „*“ - symbol pro oddělení prvků v segmentu; „>“ je symbol pro oddělení dílčích prvků v rámci prvku. Změnou těchto znaků v podstatě měníme formáty balíčků a dokumentů. V XML a JSON jsou oddělovací znaky specifikovány ve standardu a nelze je změnit. Proměnlivé oddělovače jsou pozůstatky z doby před vytvořením Unicode. Ale ani tehdy nebyl dobrý nápad měnit oddělovače. Oddělovací znaky jsou velmi důležité postavy. Pokud můžeme použít žádný znaky jako oddělovače, to nejenže mění logiku analýzy balíčků na jejich součásti, ale značně to komplikuje logiku analýzy textu uvnitř samotných prvků.
I v segmentu ISA vidíme prvky, které definují formáty času a data. Pomáhají nám používat vlastní formáty data a času v dokumentech. To dávalo smysl v sedmdesátých letech, kdy jsme potřebovali ušetřit pár bajtů při kódování dat a časů. Jsou tyto prvky potřeba nyní, když jsme překonali problém Y2K a vytvořili specializované a velmi podrobné standardy pro reprezentaci času?
Vidíme v segmentu ISA prvky, které definují odesílatel A adresát. V podstatě je to - adresa(směrování) informace. To znamená, že standard balení je kombinován se standardem adresování. Pomocí EDI musíme v našich datech specifikovat odesílatele a cíl. V segmentu ISA existuje také autorizační prvky. Celá myšlenka umístit tyto autorizační informace do samotných zpráv byla kdysi docela progresivní, ale nyní vypadá přinejmenším naivně, ne-li nebezpečně. Nyní chápeme, že informace o autorizaci jsou mnohem, mnohem složitější než dvojice hodnot. Totéž lze říci o informacích o adrese. Standard EDI nás nutí tyto prvky používat.
Také vidíme prvek žádost o potvrzení (žádost o potvrzení). To znamená, že tvůrce dokumentu nastavuje strategii používání potvrzení přímo v dokumentu. Je to dobrý nápad? Dokumenty můžeme použít v různých scénářích. Některé z nich používají potvrzení na aplikační úrovni, jiné používají jiné protokoly pro zlepšení spolehlivosti. Politika spolehlivosti není určována v datech samotných, protože spolehlivost je poměrně složité téma přenosu dat, které určuje mnoho účastníků komunikace.
Dokonce i uvnitř segmentů paketů, které vidíme kontrolní čísla (Kontrolní čísla). Jsou potřeba ve scénářích, kdy obdržíme sadu dokumentů, ale část sady se cestou ztratí nebo poškodí, a my se snažíme obnovit co nejvíce dat. Tento scénář se dlouho nepoužíval, protože takový problém spolehlivosti se obvykle řeší na nižších úrovních komunikačních protokolů. Spolehlivost komunikace nezabudováváme do aplikační vrstvy, že?
Dalším prvkem segmentu ISA je EDI verze(Standardní identifikátor). To je podobné podpoře verzování, kterou známe ze standardů serializace.
Segment GS obsahuje prvek, který definuje typ dokumentu (Typ dokumentu). Jedná se například o objednávku nebo fakturu. Na tom není nic moc špatného, i když je jednodušší nastavit typ dokumentu uvnitř dokumentu samotného.

Jak vidíme, téměř všechny prvky v segmentech balení jsou buď zbytečné, nebo navíc nebezpečné, pokud je používáme v souladu se standardem.
Nepokoušejte se prosím používat data ze segmentů paketů pro ověřování a adresování.
EDI bylo vytvořeno v době, kdy vkládání těchto informací do balíčků bylo jedinou možností. Nyní přenášíme dokumenty přes internet a používáme velkou sadu standardů a protokolů pro balení, adresování, autentizaci, autorizaci, spolehlivost, kódování, serializaci, segmentaci atd. atd. Informace specifické pro protokol jsou přidávány a odebírány v rámci datové cesty a tyto informace jsou nezávislé na datech samotných.

Je EDI standardem formátu dat nebo protokolem?

EDI se snaží být protokolem, a proto vidíme tyto prvky adresování, autorizace a potvrzení. Nevím, jak lze tyto informace porovnat s modelem vrstvy protokolu OSI.
Ale přesto je většina standardu EDI věnována datovým formátům.

Formáty dokumentů

Uvnitř balíčků vidíme samotné dokumenty. Ale nenajdeme standard pro univerzální, zobecněný dokument. Norma definuje četné formáty pro všechny typy dokumentů: pro objednávky, pro faktury, pro inventurní soupisy příloh... z obrovského seznamu standardizovaných dokumentů najdete malou část.
EDI se řídí známým mýtem: „Někde venku existuje ideální formát, který popisuje každý scénář. Tento formát určitě najdeme. Potřebujeme jen přidat nové scénáře a vyladit staré.“
V důsledku EDI jsou standardní dokumenty (specifikace) příliš složité.
Vezměme si jeden příklad: Potřebujeme fakturu pro malé místní knihkupectví. Našli jsme vhodnou standardní specifikaci, EDI 850, Objednávka. Na první pohled vypadá až příliš detailně. Nebudeme kupovat potraviny, uhlí, obilí, tekuté produkty, nebezpečné produkty ani léky. Nepožadujeme mezinárodní adresy. Nebudeme využívat služby rychlého doručení. Specifikace EDI popisuje všechny tyto možné možnosti, ale je v ní příliš mnoho polí, která nikdy nepoužijeme. Pro náš jednoduchý dokument je to příliš složité.
Existuje mnoho průmyslových (doménových) standardů, které se používají jako druh úložiště znalostí. Tyto standardy se však nepoužívají jako standardy přenosu dat. (Viz , která popisuje problém průmyslových standardů.)

Smyčky uvnitř dokumentů

Struktura jednotlivých dokumentů je vcelku jednoduchá. Dokumenty se skládají z řady segmentů, ve kterých jsou uložena data dokumentu.
Ukazuje se ale, že segmenty lze spojovat do skupin nebo opakujících se skupin, tzv cykly(smyčky). Pikantní je, že tyto cykly nejsou v dokumentu nijak zvýrazněny. O přítomnosti cyklu se můžeme dočíst ve specifikaci tohoto konkrétního dokumentu. Segmenty stejného typu (se stejnými tagy) mohou být umístěny buď samostatně, nebo uvnitř cyklů. Vytvoření analyzátoru, který rozpoznává cykly (které, opakuji, nejsou v dokumentu žádným způsobem zaznamenány), je poměrně netriviální úkol.
V XML a JSON takový problém není, hierarchické objekty nebo kolekce objektů libovolné úrovně vnoření jsou velmi jednoduše definovány pomocí otevíracích a zavíracích značek, pojmenovaných nebo nepojmenovaných.
EDI se pokusil sedět na dvou židlích. Na jedné straně je jeho formát dokumentu podobný formátu csv a je vhodný pro prezentaci tabulkových dat. Na druhou stranu se snažil popsat hierarchické objekty a tento pokus skončil velmi nepřesvědčivě. Teď to samozřejmě chápeme, když máme JSON před sebou. Připomeňme ale, že EDI nebylo vytvořeno pro přenos tabulkových dat, ale spíše pro přenos dokumentů, jejichž struktura je hierarchická.

Netechnický pohled na EDI

Pro úplnost ještě uvedu některé netechnické vlastnosti EDI:

EDI standard není zdarma. Ve srovnání s jinými standardy to vypadá docela divně.
Specifikace standardu EDI jsou přehnané detailní. Specifikace EDI jsou tak složité, že společnosti musí najímat specialisty obeznámené s konkrétní specifikací. Tito specialisté komunikují pomocí speciálních EDI termínů, je to téměř EDI jazyk, který nemá nic společného s byznysem. Podívejte se na EDI dohody mezi společnostmi. Tyto dohody jsou plné specifických požadavků definovaných standardem EDI, ale mají daleko k obchodním požadavkům.
EDI standard nestabilní. Zvláštní komise vydává úpravy standardu EDI každých šest měsíců. Každá z těchto verzí přináší nová objasnění. Vývoj standardu se neřídí požadavky uživatelů, ale pouze se řídí harmonogramem. Pravděpodobně to není proto, že standard je velmi vysoký, ale proto, že komise potřebuje ukázat výsledky své práce.
EDI byl vytvořen pro ušetřit bity a vytvořit co nejkompaktnější dokumenty. Tento požadavek stále existuje, ale pro přenos dokumentů se téměř nepoužívá. Každé dítě dnes vlastní telefon, který napumpuje gigabajty videa. Toto už není éra sálových počítačů a dálnopisů. A je docela zvláštní číst zprávy, které vážně pojednávají o úsporách zdrojů v důsledku přechodu od správy papírových dokumentů k používání EDI.
Pro úsporu paměti používá EDI kódy prezentovat data, kdekoli je to možné. Výsledkem je, že dokumenty vypadají zašifrované, což vytváří další problém se sdílením tabulek kódů.
Standard EDI byl vytvořen pro přenos dávky dokumentů kvůli tomu, že komunikace a počítače byly drahé a pomalé. Od té doby se mnohé změnilo, komunikace a počítače se staly rychlými a levnými. Data se nyní přenášejí v malých zprávách nebo tocích a tyto malé zprávy jsou základem distribuovaných systémů. Sady dokumentů se stále používají, ale ne kvůli pomalému hardwaru, ale proto, že to obchodní procesy vyžadují.
Neexistuje standard pro popisný jazyk EDI. To znamená, že nemůžeme tvořit univerzální parser pro zpracování dokumentů EDI. Analyzátory musí obsahovat popisy tisíců existujících specifikací EDI s velkým množstvím podrobností. (Například Microsoft poskytuje asi 7 tisíc schémat XML pro dokumenty EDI jako součást BizTalk Serveru.) Dostupné analyzátory EDI jsou drahé. Pro práci s EDI dokumenty budeme pravděpodobně muset převést EDI dokumenty do formátu XML a použít XML Schema spolu s XML parserem pro zpracování EDI dokumentů: pro ověřování, transformaci, serializaci, deserializaci, vytváření. To se provádí na serveru BizTalk Server.
Vzhledem k tomu, že neexistuje standardní jazyk popisu EDI, dokumenty jsou popsány pomocí... vícestránkových pokynů. Vývojáři analyzátoru EDI interpretují tyto instrukce odlišně, a proto odlišně EDI analyzátory jsou nekompatibilní.
Standard EDI vznikl v době, kdy byl vývoj programů, protokolů a datových formátů extrémně drahý a trval velmi dlouho. Vytvoření standardu pro univerzální formát dokumentu bylo oprávněné. V dnešní době se datové formáty generují za pochodu a naše programy zpravidla nepoužívají žádné univerzální standardy, ale vytvářejí různé formáty pro konkrétní případy. Specifikace EDI zahrnují maximální možný počet detailů uspokojit všechny uživatele. Moderní programy zahrnují do specifikací přenášených dat pouze ta data, která jsou nezbytná. Počet prvků ve specifikaci EDI, které jsou ve vašem konkrétním případě zbytečné, bude vždy velmi velký.
EDI kombinuje dva typy standardů: standardy pro komunikaci a standardy pro formátování obchodních dat. Moderní trendy jsou přímo opačné: normy by měly být na sobě nezávislé (ortogonální), což umožňuje jejich libovolnou kombinaci.

Jak vidíme, standard EDI je zastaralý téměř ve všech aspektech, pokud se na něj podíváme z technického hlediska. Je nepravděpodobné, že nyní existují racionální technické důvody pro jeho použití. Ale i přes to je EDI stále široce používáno.
V příštím díle se pokusíme najít důvody, proč tomu tak je. S největší pravděpodobností nebudou technického rázu.

PRICAT - zpráva „Katalog zboží (služeb) s cenami“ může obsahovat úplný nebo částečný seznam zboží včetně cenových údajů, logistických charakteristik, jakož i technických a funkčních údajů produktu. PRICAT může zasílat jak dodavatel, tak distribuční síť, výrobce

OBJEDNÁVKY (objednávka)

OBJEDNÁVKY - zpráva „Objednávka“, kterou zákazník zasílá dodavateli, obsahující seznam objednaného zboží (služeb), množství, ceny, termíny a dodací adresy. Tuto zprávu mohou využít obchodní řetězce, výrobci, sklady, dodavatelé surovin, dopravci atp.

ORDRSP (odpověď na objednávku)

ORDRSP - zpráva „Order Response“, pomocí které dodavatel potvrdí nebo nepotvrdí dodání konkrétní položky produktu. Tuto zprávu může použít jak dodavatel maloobchodního řetězce, tak distributor při výměně EDI dokumentů s výrobcem.

DESADV (expediční rada)

DESADV - Zpráva „Oznámení o zásilce“ obsahující kompletní informace o zásilce: velikost, hmotnost, parametry vozidla, množství a název zboží, údaje příjemce a odesílatele, unikátní číslo zásilky atd. Implementace DESADV umožňuje naplánovat převzetí zboží.

RECADV (přijímání rad)

RECADV - zpráva „Oznámení o přijetí“, obsahující informace o skutečně přijatých produktech (případně s uvedením důvodu nepřijetí) a umožňuje dodavateli zjistit informace o skutečném převzetí a vygenerovat správnou fakturu.

FAKTURA

INVOIC je zpráva „Faktura“ obsahující informace pro automatické generování elektronické faktury (ESF) ve formátu Federal Tax Service. Když je ESF podepsán elektronickým digitálním podpisem, dokument se stává právně významným.

Plně elektronická výměna dat je úroveň vývoje, která následuje po implementaci ERP.

Každá společnost nově připojená k EDI komunitě dostane příležitost spolupracovat se všemi EDI partnery bez ohledu na jejich počet. V tomto případě je jedinou nutnou podmínkou instalace EDI brány v organizaci.

Ruský trh pro správu elektronických dokumentů B2B se skládá ze tří hlavních segmentů:

právně významné EDI a
elektronické hlášení vládním agenturám (segmenty „EDI/EDI/Reporting“).

Každý segment má své vlastní hnací síly růstu a pobídky k rozvoji trhu a přilákání nových zákazníků na něj. A pokud je pro EDI a právně významné EDI hnacím motorem trhu touha jakéhokoli podniku snížit provozní náklady, pak je přechod na podávání zpráv vládním agenturám v elektronické podobě stimulován příkazy daňových úřadů, Penzijního fondu Ruské federace a další regulační organizace.

Základ právně významné elektronické správy dokumentů

Mezipodniková výměna a interní dokumenty
Nestrukturované a formalizované
Pohodlná práce s elektronickými dokumenty (i na mobilních zařízeních)
Dlouhodobé archivy: „věčné“ formáty, přerazítkování atd.
Jednoduché a kvalifikované podpisy

Proč potřebujete EDI?

Na začátku 21. století zažil globální trh EDI nový nárůst. EDI po připojení k internetu umožňuje provádět elektronické transakce v reálném čase a výrazně tak urychluje procesy interakce mezi obchodními partnery.

Pro zajištění takto jasně organizovaného systému výměny informací jsou vytvářeny prostředky pro vysokorychlostní přenos dat. Elektronická výměna dat je přední technologií pro takovou komunikaci.

Výměna obchodních informací (objednávky, dodávky, faktury, převody peněz atd.) na papíře zahrnuje především ruční zadávání informací do počítačového systému partnerských společností. Použití standardů elektronické správy dokumentů vám umožňuje se tomu vyhnout – všechny akce se provádějí automaticky, bez zpoždění nebo nepřesností (na rozdíl od ručního zadávání).

Využití automatizovaných postupů zvyšuje rychlost a přesnost sběru dat a dává firmám možnost soustředit se na klíčová prodejní místa spíše než na rutinní záležitosti zpracování a zasílání papírové dokumentace.

Bez ohledu na přístup společnosti k systému elektronické správy dokumentů může každá organizace těžit z včasných a jasných informací o poptávce a nabídce produktů a také ušetřit významnou část nákladů, které vznikají při ručním zpracování dokumentů.

Pohodlí a výhoda používání elektronické správy dokumentů spočívá v tom, že EDI má komunikační základ, na který se každý klient (ať už je to prodejce, dodavatel nebo logistická společnost) jednou připojí – a získá tak téměř neomezenou možnost komunikovat se všemi připojenými účastníky, bez přemýšlení o specifikách jejich účetních systémů, toku dokumentů, kvalifikaci personálu atd.

V každém případě si každý z účastníků zachovává svou individualitu a zároveň získává možnost komunikovat s každým z účastníků s minimálními náklady pro něj samotných. EDI může také pomoci vyřešit konflikty. Například v kontroverzních situacích mezi partnery, kdy jeden tvrdí, že objednávku odeslal, a druhý, že ji nedostal. Takových situací může být mnoho. EDI v těchto situacích vystupuje jako arbitr, externí auditor, situační zapisovatel, který může oběma účastníkům poskytnout kompletní informace o tom, co a kdy se s dokumenty stalo. To usnadňuje a urychluje následné vyšetřování příčin.

Právně významná správa elektronických dokumentů

Většina vývojářů moderního EDMS zaručuje, že veškerý tok dokumentů v jejich systému je právně významný. Tento termín si však každý často vykládá jinak.

Co by se obecně mělo chápat pod právním významem dokumentu? U listinných i elektronických dokumentů jde o jeho důkazní hodnotu např. u rozhodčích soudů. V definicích GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Pojmy a definice „právní moc listiny je „vlastnost úřední listiny, kterou jí propůjčuje současná právní úprava, působnost orgánu, který ji vydal, a stanovený postup pro její provedení“.

Jak je v zásadě zaručena právní síla dokumentu? Především povinnou přítomností určitých podrobností (v závislosti na typu dokumentu) a dodržováním pravidel pro jejich zobrazování stanovenými normami pro kancelářskou práci a dalšími předpisy. Zadruhé dodržením kompetence, tedy práva úředníka podepisovat takové dokumenty. A za třetí, právní status dokumentu je zajištěn zaručením jeho integrity a pravosti.

Protože, ať už se dá říci cokoli, papírový dokument je historicky primární, platí všechny podmínky nezbytné k zajištění jeho „evidenční hodnoty“ i pro elektronický dokument. Ten by však nebyl takový, kdyby mimo jiné neměl vlastní dodatečné podmínky pro zaručení právního významu, podmíněné konkrétním způsobem vytvoření, přenosu, zpracování a použití dokumentu v elektronické podobě.

K podepisování elektronických dokumentů se jako obdoba vlastnoručního podpisu, jak známo, používá elektronický podpis, který kromě potvrzení autorství dokumentu, tedy identifikace osoby, která dokument podepsal, zajišťuje jeho vlastnosti jako např. integrita a zabezpečení proti padělání. Využití elektronického podpisu a certifikovaných prostředků ochrany kryptografických informací pro práci s nimi, ačkoliv je významnou výhodou pro zajištění bezpečnosti toku dokumentů, však ještě nečiní dokument v automatizovaném systému právně významným. Aby dokument získal právní status, musí být splněno několik dalších podmínek.

Je tedy například nutné upravit používání elektronických dokumentů pro interakci Účastníků v automatizovaném systému vytvořením zvláštního dokumentu: předpisy pro používání elektronického podpisu v samostatném EDMS nebo Smlouvu o používání elektronický podpis, s jehož podmínkami musí souhlasit každý Účastník systému. Tento dokument by měl mimo jiné obsahovat ustanovení přibližně takto:

Elektronické dokumenty certifikované elektronickým podpisem a používané v interakci Účastníků mají právní sílu stejnou jako dokumenty na papíře s podpisem oprávněné osoby a pečetí organizace.
Výměna elektronických dokumentů v rámci systému probíhá pouze mezi registrovanými Účastníky.
Při výměně elektronických dokumentů a ověřování jejich pravosti dodržují Účastníci stanovený sled úkonů.

Dále je nutné zajistit dodržování podmínek pro uznávání rovnocennosti elektronického a vlastnoručního podpisu stanovených zákonem:

certifikát podpisového klíče související s tímto elektronickým digitálním podpisem neztratil platnost (je platný) v době ověření nebo v době podpisu elektronického dokumentu, pokud existují důkazy určující okamžik podpisu;
je potvrzena pravost elektronického digitálního podpisu v elektronickém dokumentu;
Elektronický digitální podpis se používá v souladu s informacemi uvedenými v certifikátu podpisového klíče.

Nejúspěšnější implementace těchto požadavků se provádí pomocí důvěryhodné infrastruktury třetí strany, která pomocí speciálních služeb zajišťuje potvrzení pravosti podpisu ověřením certifikátu podpisového klíče v okamžiku podpisu elektronického dokumentu a poskytnutím důkaz identifikující okamžik podpisu (tj. časové razítko).

Elektronické dokumenty vytvořené a podepsané v externím systému elektronické správy dokumentů, ve kterém je pravost elektronického podpisu potvrzena pomocí služeb důvěryhodné třetí strany, mají dostatečnou důkazní hodnotu pro jejich použití v soudním řízení.

Záruka pravosti a spolehlivosti dokumentů

V evropských zemích technologie EDI, software, postupy a databáze zaručují pravost a spolehlivost primárních dokumentů a nemožnost falšování. Pokud má finanční úřad zájem o podrobnosti jednotlivých faktur včetně sazeb DPH, pak jsou tyto vytaženy z elektronického archivu. Místní legislativa umožňuje kompletní elektronický tok dokumentů bez papírových primárních dokumentů.

Historie EDI v evropském obchodu začala koncem 90. let. Evropští poskytovatelé telekomunikací nabízejí své kanály technicky sofistikovaným síťovým obchodníkům, aby mohli nezávisle přenášet data. Na této úrovni rozvoje technologické kultury podnikání vyžaduje implementace EDI pouze poskytovatele datových přenosových kanálů: obchodní společnost je používá a samostatně provádí transakce.

Konkurenční výhoda pro dodavatele

Největší obchodníci jsou tahouny všech procesů v obchodu a do budoucna budou spolupracovat pouze s technologicky vyspělými dodavateli. Je třeba vzít v úvahu, že EDI implementované dodavatelem způsobí velkému maloobchodníkovi nebo výrobci další potíže s přechodem k partnerovi bez elektronické výměny, to znamená, že se tato technologie stane jedním z typů konkurenční výhody dodavatele.

Snížení o čtvrtinu ukazatele Out-of-Stock (tedy zboží, které není skladem kvůli nedostatku zásob, zboží, po kterém je poptávka, ale vyprodáno) velkého ruského řetězce vrátí desítky milionů dolarů do oběh – to je více než dobrý důvod, proč začít používat EDI. Tato služba má navíc smysl, pokud ji využívá alespoň 80 % dodavatelů. V důsledku toho velké společnosti - maloobchodníci i dodavatelé - buď převedou své partnery do EDI, nebo opustí nedbalé partnery ve prospěch pokročilejších.

Pozadí a cíle EDI

Zlepšení efektivity obchodních procesů
Snížení finančních a časových nákladů
Zlepšený kapitálový obrat
Zlepšení kvality služeb zákazníkům
Vytvoření jednotného informačního pole pro společnost
Spolehlivý a bezpečný přístup k informacím
Dostupnost informací
Zvyšování společenské odpovědnosti firmy

EDI včera

Na počátku 21. století bylo možné počet projektů EDI spočítat na jedné straně a zavedení EDI znamenalo pouze změnu ve způsobu předávání některých dokumentů používaných v provozní činnosti: pokud byl dříve papírový dokument, například „Řád zboží“, bylo předáno dodavateli faxem, následně po zavedení EDI začalo být předáváno formou elektronické zprávy (papírový doklad „Objednávka zboží“ odpovídá standardní EDI zprávě OBJEDNÁVKY). Byla však předána stejná „Objednávka zboží“ a v obchodních procesech jejího vytvoření nedošlo k žádným významným změnám. Dá se říci, že v této fázi bylo nejlogičtější přeložit termín EDI (electronic data interchange) doslovně, tedy „elektronická výměna dat“.

Přesto implementace EDI, i v tak úzkém slova smyslu, přinesla hmatatelné výhody: podařilo se snížit náklady a výrazně zvýšit produktivitu. Jaké faktory v tom hrály roli? Využití jednotných EDI standardů vyvinutých mezinárodní organizací GS1 všemi hráči a centralizace toku elektronických dokumentů v důsledku vzniku poskytovatelů EDI umožnily zbavit se stovek různých typů rozhraní. Odstranění „lidského faktoru“, nevyhnutelného při ruční výměně dokumentů, a přechod na automatizovanou výměnu dat mezi dvěma informačními systémy umožnily zbavit se zpoždění a chyb a také snížit zátěž zaměstnanců.

Je snadné vidět, že největší přínosy z implementace EDI měly společnosti, které ve svém provozu využívají opravdu velké množství dokumentů, například logističtí operátoři a operátoři maloobchodu. V této fázi byli hlavními zákazníky EDI projektů. Dnes jsou podobné projekty realizovány v mnoha společnostech v této oblasti, které jim pomáhají zrychlit a zpřesnit procesy přenosu dat a snížit tak náklady.

Tato implementace EDI byla spíše čistě technickým úkolem, který byl obvykle kladen na IT oddělení a byl jimi úspěšně vyřešen. Dokončení takového projektu si nejčastěji vyžádalo drobné úpravy IT systémů, ale nebylo potřeba měnit obchodní procesy.

EDI dnes

Pochopení EDI se v posledních letech značně vyvinulo a zahrnuje myšlenku nahrazování papírových dokumentů elektronickými dokumenty, což zahrnuje mnohem více než jen automatizaci výměny dat.

Například v odvětví FMCG se před příchodem „éry EDI“ výměna informací o seznamu a cenách zboží dostupného na objednávku omezila na předání papírového „ceníku“ od dodavatele do distribuční sítě. “ s razítkem a podpisem.

Papírový „ceník“ byl poté v první fázi implementace EDI doplněn o standardní zprávu EDI PRICAT, což umožnilo zrychlit přenos informací a snížit počet chyb, ale nemělo právní sílu. Ten navíc v praxi při tvorbě ceníku prochází vícestupňovým schvalováním, které je doprovázeno řadou pomocných interních papírových dokumentů obsahujících různé doplňující informace. Zavedení EDI výměny tyto obchodní procesy nezměnilo, a proto nevedlo k opuštění papírového „ceníku“.

Nyní, zejména po nástupu elektronického podpisu, stojí firmy při zavádění EDI před ambicióznějším cílem – zcela opustit papírové dokumenty. Dá se říci, že v této fázi by měl být pojem EDI vnímán jako „elektronická výměna dokumentů“.

Pokud se však přijetím zákona o elektronickém podpisu vyřešila otázka právního významu přenášených elektronických dokumentů EDI, problém s interními obchodními procesy zůstal. Například v případě „ceníků“ je pro úplné odstranění papíru nutné automatizovat související obchodní procesy související s koordinací seznamu položek a cen mezi různými odděleními a odpovědnými osobami společností účastnících se proces. Změny potřebné pro takový EDI projekt již nejsou čistě technické a často musí vážně změnit procesy obou společností.

Nicméně dnes účastníci trhu již pochopili kategorii dokumentů, které vyžadují nejmenší množství změn v obchodních procesech, a proto je nejjednodušší úplně opustit papír. Jedná se o dokumenty smluvního charakteru (smlouvy, přílohy, dohody), úkony poskytnutých služeb (komunikace, reklama, poradenství atd.), úkony odsouhlasení vzájemného vypořádání atd. Dnes jsou tyto elektronické dokumenty bez právních a daňových rizik pro společnost lze použít bez papírových kopií. Počet takových EDI projektů je stále malý, jsou mnohem složitější než předchozí EDI projekty, ale mohou přinést mnohem více výhod – ani ne tak převodem výměny dokumentů do elektronické podoby, ale automatizací samotných obchodních procesů, které jistě vede k jejich zrychlení a zvýšení transparentnosti.

Zároveň nesmíme zapomínat, že takový projekt nemůže dokončit jedno IT oddělení a pro jeho úspěšné dokončení je nutné, aby se o něj zajímal jak management, tak provozní útvary obou společností, které se na něm podílejí.

EDI zítra

Budoucností EDI je možnost zcela eliminovat tok papírových dokumentů mezi společnostmi. Tomu však v současnosti brání velké množství nevyřešených problémů, které neumožňují převést výměnu určitých typů dokumentů do elektronické podoby.

Za prvé, ne celý legislativní rámec je připraven na používání dokumentů výhradně v elektronické podobě. Například elektronické faktury lze použít pouze pro operativní manažerské účetnictví, zatímco pro účetní a daňové účely zůstává potřeba zasílat papírovou kopii dokladu.

Za druhé, někteří pracovníci jsou zvyklí používat tradiční dokumenty a vzhledem k nízké úrovni automatizace jejich činností a zvláštnostem jejich mentality je pro ně stále obtížné úplně opustit papír. Například dnes si lze jen těžko představit inspektora dopravní policie, který se spokojí pouze s elektronickým dokladem doprovázejícím dodávku zboží. Stejně tak si nelze představit zasílatele, který dodá zboží na prodejnu proti elektronickému podpisu v elektronickém dokumentu, aniž by mu v rukou zanechalo nějaké potvrzení (zejména pokud byly při přejímce zjištěny nesrovnalosti v množství zboží).

Za třetí, pro obor FMCG je nutné počítat s faktorem častého střídání personálu pracujícího s komoditními doklady, což s sebou nese nutnost vydávat samostatný elektronický podpis pro každého nového zaměstnance, což je pomalý a nákladný proces. Již nyní je však zřejmé, že trh si je vědom všech výhod úplného přechodu na bezpapírové EDI technologie, takže v blízké budoucnosti budou nalezena řešení stávajících problémů a počet projektů na úplné odstranění papírových dokumentů bude měřen v roce tisíce.

Příklad výpočtu efektivity využití EDI

Pro hodnocení efektivity používání EDI lze použít jednotnou sadu indikátorů (KPI). Použití jednotných kritérií umožňuje společnosti porovnávat svou výkonnost s jinými společnostmi v Rusku, v jiných zemích, v rámci korporace atd.

Pro 6 partnerů

N = 6 x (6-1)/2 = 15

Pro 100 partnerů

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

S rostoucím počtem účastníků elektronické výměny dat se toto číslo zvyšuje exponenciálně. Kromě toho mějte na paměti, že komunikační vybavení a protokoly používané jednotlivými partnery se mohou výrazně lišit. Organizace a údržba systému elektronické výměny dat „každý s každým“, jeho správné a spolehlivé fungování se proto může stát obtížným úkolem i s malým počtem partnerů a vyžadovat značné zdroje (finanční, personální, organizační, administrativní).

Nyní se podívejme, jak je vyřešen problém organizace výměny dokumentů v síti EDI.

Počet připojení se nyní rovná počtu účastníků burzy, každý partner „hraje“ podle stejných pravidel a řeší pouze jeden problém – vlastní připojení k platformě EDI. Přitom se vůbec nestará o to, jak jsou ostatní partneři propojeni a fungují: všechny ostatní úkoly přebírá poskytovatel EDI. A to vše díky tomu, že na platformě EDI dochází k určité standardizaci zpráv. Jejich transformace „na vstupu“ - na standardní formu, „na výstupu“ - na typ příjemce.

Pojďme analyzovat nákladovou efektivitu implementace, vezměme si obchodní řetězec, který odešle 4000 objednávek měsíčně.

Ruční zpracování objednávky - 30 minut, pomocí EDI - 5 minut.
Náklady na čas zaměstnance jsou 20 tisíc rublů. plat + 5 tisíc rublů. daně, + bonus 3 000 rublů, + 20 % režie platu kanceláře, celkem: 32 tisíc rublů, 1 hodina = 32 000/21,75/8 = 184 rublů.

Přímé úspory na mzdách zaměstnanců:

4000 x 25/60 x 184 = 301 tisíc rublů.

Pokud má obchodní podnik několik stovek nebo tisíc dodavatelů, pak i jednoduchá úspora 30 minut. s každým partnerem již přináší hmatatelné výsledky. Například moskevský řetězec hypermarketů Mosmart (Partner), který implementoval EDI, má denně 50 tisíc položek zboží, 800 dodavatelů a 75 tisíc zákazníků.

EDI v Rusku

2018: Návrh zákona o uzavírání pojistných smluv online je podporován odborníky

Návrh zákona o možnosti uzavírat smlouvy mezi pojišťovacími makléři a pojišťovacími agenty v elektronické podobě podpořili odborníci pracovní skupiny „Normativní regulace“ při ANO „Digitální ekonomika“. Rozhodnutí padlo 9. dubna 2018 na jednání konaném na Ministerstvu hospodářského rozvoje Ruské federace za účasti tohoto oddělení, FAS, Sberbank, Gazprombank, Skolkovo Foundation, Vyšší ekonomické školy, MTS, 1C a dalších.

Návrh zákona připravilo kompetenční centrum „Regulační regulace“ programu „Digitální ekonomika Ruské federace“ - Skolkovo Foundation. Jak vyplývá z vysvětlivky k dokumentu, projekt je určen ke zvýšení dostupnosti služeb pro pojištěnce, včetně právnických osob. Zejména odstraňuje zákonné omezení na uzavírání online smluv o pojištění nákladu, majetku právnických osob (kromě motorových vozidel) a podnikatelských rizik. Současně jsou tyto typy pojištění podle autorů dokumentu velmi relevantní pro pojistníky a ziskové pro pojistitele: v roce 2016 činil výběr pojistného na základě smluv o pojištění majetku 107,5 miliardy rublů s průměrným výplatním poměrem 28,6 %.

Odborná podpora návrhu zákona o uzavírání pojistných smluv online znamená další krok k vytvoření bezpapírového prostředí, tedy k rozvoji digitální ekonomiky. A v příštích několika měsících nás čeká mnoho dalších takových kroků,“ řekl Ruslan Ibragimov, vedoucí pracovní skupiny „Normativní regulace“ v ANO „Digitální ekonomika“, viceprezident pro korporátní a právní záležitosti v MTS.

2015: E-Com vypočítal, jak ušetřit 4 miliony rublů na EDI. v roce

„Díky těmto prvkům je pomocí elektronické výměny dat (EDI) možné optimalizovat práci personálu a dosáhnout úspor 372 tisíc rublů. za měsíc, tedy více než 4 miliony rublů ročně,“ komentoval dosažené výsledky za rok vedoucí oddělení integračních řešení E-Com Eduard Kishkovsky.

Jak víte, existuje řada standardních EDI zpráv: objednávka (ORDERS), odpověď na objednávku (ORDRSP), oznámení o zásilce (DESADV), oznámení o přijetí (RECADV), elektronická faktura a další. Nejoblíbenější a nejdůležitější z nich jsou však OBJEDNÁVKY - tím začíná vztah mezi kupujícím a dodavatelem, poznamenala společnost. Díky implementaci tohoto dokumentu podnik často ušetří na faxových a telefonních hovorech a také na snížení počtu zaměstnanců.

Podle Georgy Bagrova, senior key account managera ve skupině společností Karavay, jejich společnost zpracuje přes EDI asi 70-100 tisíc objednávek měsíčně. Úspora na jejich zpracování činí 3 500 člověkohodin. A zástupci distributora alkoholických nápojů, Trading House ROSSICH, poznamenali, že díky integračnímu řešení se podniku podařilo výrazně zkrátit dobu zpracování objednávek – jeden operátor je nyní schopen zpracovat více než 300 dokumentů denně, čímž eliminuje chyby při zadávání nesprávné položky.

Při výpočtu ekonomické efektivity brali specialisté E-Com jako výchozí údaje: průměrný počet odeslaných objednávek - 5 tisíc měsíčně; průměrná mzda jednoho zaměstnance s 8hodinovou pracovní dobou (podle údajů Rosstatu za rok 2015) je 31 tisíc měsíčně. Z načasování pracovní doby vyplývá, že čas strávený ručním zpracováním objednávky je cca 30 minut, přes EDI - 5 minut.

Jeden zaměstnanec tak během směny odešle s papírovou správou dokumentů 16 objednávek, s elektronickými 96. Pro zpracování počátečního počtu dokumentů s první možností (5 000/16x21,75=14,36) bude potřeba cca 14 zaměstnanců. , s druhým (5 000/ 96x21,75=2,39) - 2. Redukce personálu v jedné operaci vede k úsporám podle následujícího vzorce 12x31000. Tento výpočet nakonec vede k částce 4 miliony p4 ročně, vysvětlil E-Com.

2006

Pro dodavatele FMCG jsou výhody EDI patrné pouze tehdy, když je elektronická výměna dat integrována do IT infrastruktury. Například při okamžitém načtení objednávky do informačního systému. Ne každá společnost to dokáže sama. V tomto případě dodavatel potřebuje konzultace ohledně integrace IT systémů.

Z těchto a mnoha dalších důvodů ruští maloobchodníci zcela outsourcují EDI. Poskytovatel zodpovídá nejen za komunikační kanály, ale také za přenos dat, dále provádí veškeré práce na připojení, školení zákazníků, podporu a potřebné poradenství. Často je při implementaci EDI pro účely integrace nutné popsat a optimalizovat obchodní procesy zákazníka.

Pokud jde o infrastrukturu, společnost musí používat účetní systém, a to buď 1C nebo SAP. Pravda, čím vyšší úroveň účetního systému, tím méně problémů při přechodu na EDI.

Jednoduchým řešením pro některé firmy může být webový portál pro elektronickou správu komerčních dokumentů. Pro malé firmy, které na tom nejsou s IT nebo dokonce nemají účetní systém vůbec, je webový portál jedinou možností, jak optimalizovat náklady na EDI.

Do portálu vstoupí malý dodavatel, uloží tam svá data, ta se automaticky přeloží do požadovaného formátu, poté dojde k elektronické výměně mezi portálem a velkými protistranami dodavatele. Existuje také offline řešení: uživatel si může stáhnout a vyplnit formulář offline a poté jej odeslat. Z technologického hlediska tak moderní EDI řešení umožňují organizacím s jakoukoli IT infrastrukturou a téměř všemi komunikačními kanály s nimi pracovat.

2004: Poskytovatelé EDI

musí být zajištěna integrita (totožnost, pravost dokumentu). Priorita je absolutní a musí být zajištěna ve všech fázích životního cyklu dokumentu;
Přístupnost dokumentu musí být zajištěna ve všech fázích životního cyklu dokumentu. Pravidla pro udělování přístupu k dokumentu se mohou v průběhu času měnit v závislosti na jeho stavu;
Musí být zajištěna důvěrnost dokumentu. Požadavky na klasifikaci dokumentu jako důvěrného se mohou časem změnit;
Musí být zajištěna bezpečnost dokumentu po celou dobu jeho životního cyklu a ochrana před nekontrolovaným zničením.

Hlavním faktorem, který umožňuje použití elektronického dokumentu v systému právních vztahů, je schopnost dát mu v případě potřeby právní sílu po celou dobu jeho životního cyklu, nebo z hlediska práva zajistit potřebnou úroveň důvěra.

Důvěra v dokument vzniká pouze tehdy, je-li zajištěna jeho autenticita, což obnáší zajištění identity (identifikace) a integrity elektronického dokumentu, samozřejmě i po celou dobu jeho životního cyklu.

Jaké dokumenty lze použít jako důkaz důvěry?

Oficiální aktuální zpráva založená na výsledcích hodnocení plnění požadavků na informační bezpečnost organizací obsahující závěr o souladu úrovně ochrany organizace se stanovenými požadavky. Pro organizace v úvěrovém a finančním sektoru - ne nižší než 0,85.
Seznam nástrojů zabezpečení informací s platnými certifikáty pro ně. Informace o dostupnosti certifikátů pro nástroje elektronického podpisu jsou obsaženy v certifikátu klíče pro ověřování podpisu.
Licence k technické ochraně důvěrných informací s uvedením druhů licencovaných činností zřízená pro RVHP udělená organizaci podílející se na elektronické interakci na finančním trhu.
Licence pro poskytování telematických komunikačních služeb, vydaná organizaci jako organizátorovi důvěryhodného systému zasílání zpráv (vyžaduje registraci regulačních orgánů).
Osvědčení o akreditaci organizace k provádění činností souvisejících s dlouhodobým uchováváním elektronických dokumentů (vyžaduje regulační registraci).

Rizika projektu

I s poskytovatelem, který se o vše postará, je ve firmě možná řada vnitřních změn. Například nyní mnoho ruských obchodních partnerů může mezi sebou komunikovat pomocí svých interních kódů, ale nemusí používat kódy GLN vůbec. Před zahájením projektu EDI je nutné tyto kódy získat a zadat do systému.

Pro mnoho účastníků trhu závisí rizika implementace EDI přímo na úrovni IT. Pokud ve firmě funguje patchworková automatizace, nebudou rizika integrace spočívat v samotné integraci, ale v absenci plnohodnotného účetního systému.

Rizika velkých maloobchodníků jsou spojena s nedostatečnou rozvinutostí trhu EDI. Jeho rozvoj brzdí zejména legislativa – navzdory přijatému zákonu o elektronickém podpisu musí ruské obchodní společnosti vyrábět a skladovat tuny archiválií s primárními papírovými dokumenty. Regionální partneři velkých prodejců jsou navíc vůči EDI službám stále ostražití a s jejich využíváním nespěchají. Vzhledem k převládajícím geografickým a dalším podmínkám se cítí jako „monopolisté“ a z hlediska EDI nemusí uposlechnout diktátu prodejce.

Pokud jde o ceny, služba EDI v zásadě nemůže být drahá, protože je navržena tak, aby optimalizovala logistické náklady. Malé společnosti však mohou vnímat technologii EDI jako nákladnou jak na implementaci, tak na používání. Pokud nejsou zvyklí pracovat s IT, pokud jejich obchodní procesy nejsou zefektivněny, pak je nepravděpodobné, že by získali výhody a výhody elektronické výměny dat. Když se zastaví dotace na investice nebo platby za provoz od velkého partnera (nebo poskytovatel najednou začne zdražovat), tak malí dodavatelé a obchody přestanou EDI používat. Příkladem toho je evropský trh, kde malí výrobci nemohou využívat výhod EDI (tam náklady na infrastrukturu, vybavení, software a služby poskytovatele dosahují slušných částek), a proto aktivně vystupují proti technologiím ECR.

Technologie a standardy

První vrstvený model EDI je srovnatelný s referenčním modelem ISO/OSI 1983, který popisoval návrh a obsah síťových protokolů. Jeho charakteristickým rysem je další úroveň abstrakce.

Model EDI z roku 1983 se skládá ze 4 úrovní:

Fyzická infrastruktura
Přenos
Prezentace a standardy
Aplikace a sémantika

Infrastruktura

Skládá se z vytáčených telefonních a kabelových linek, sítí. Internet byl v době počátku rozvoje EDI vnímán jako množství otevřených sítí (BITNET aj.) a vnitropodnikových specializovaných sítí (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Velký význam měly vysokorychlostní páteřní sítě.

Jako platformu pro EDI lze dnes použít širokou škálu zařízení: sálové počítače, servery střední třídy nebo klient-server a dokonce i běžné počítače. Při výběru platformy jde především o správné posouzení objemu očekávaných transakcí, typu dat k výměně a počtu obchodních partnerů.

Převod

Provádělo se to prostřednictvím e-mailu, spojení point-to-point Telnet a FTP, HTTP. Byl podporován elektronický přenos dat. Mezi další běžné přenosové protokoly patří SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Prezentace a standardy

Na této úrovni syntaxe a sémantika (obsah) určují strukturu dat. Důležitou otázkou se stala standardizace strukturování dat, přičemž v Evropě a Asii jsou široce používány standardy ANSI X.12 a UNECE EDIFACT. Existuje také mnoho proprietárních průmyslových standardů.

Aplikace a sémantika

Tato úroveň zahrnuje aplikace, ve kterých jsou data vytvářena a automaticky zpracovávána a čtena. Aplikace se instaluje u odesílatele a příjemce dat, zprostředkovatelé mohou data ověřovat a převádět standardy.

EDI transakce mohou být organizovány přes různé telekomunikační protokoly. V Evropě jsou běžné typy přímých připojení pro systémy EDI VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) a EDIINT (EDI over the Internet), stejně jako VAN (sítě s přidanou hodnotou).

Existují také dva standardy pro přenos dokumentů přes internet: standard AS1 umožňuje přenášet EDI dokumenty protokolem SMTP (e-mail), standard AS2 se používá pro přenos přes http.

Zásady implementace EDI na internetu (standardy AS1 a AS2)

Důvěrnost – dokumenty jsou přístupné pouze odesílateli nebo příjemci
Autentizace - autentizace prostřednictvím ověření elektronického podpisu
Spolehlivost – nemožnost změnit dokument bez vědomí příjemce
Spolehlivost oznámení - nemožnost odmítnutí při přijetí zprávy

OJSC "Rezhevsk Bread Factory"

Raisa Rakhimyanova, hlavní účetní

Systém EDI.Kontour jsme začali používat v březnu 2014. Plná implementace systému pro nás byla velmi důležitá, protože objem dodávek v roce 2013 činil 11 714 tun, což znamená velké vytížení specialistů a impozantní objem toku dokumentů. Příjem objednávek přes EDI výrazně usnadnil práci, dívky to pocítily zejména při výpadku z jakéhokoli důvodu (když došlo k výpadku v jednom obchodním řetězci).

Před spoluprací s Konturem jsme spolupracovali s jiným poskytovatelem, ale nyní jsme se službou i tarify naprosto spokojeni. Proces implementace trval trochu času, i když stále dochází k vylepšením, která jsou nezbytná s ohledem na specifika našeho podniku.

S technickou podporou (horká linka) nemáme moc zkušeností, ale kluci z implementace a náš manažer jsou prostě skvělí!

Maxim Korzhavin, vedoucí oddělení IT

Náš přechod na EDI nebyl určen nějakými výhodami, ale životně důležitou nutností: federální sítě interpretují své podmínky hry. Teprve v procesu práce přichází pochopení, že EDF je dobrým pomocníkem v obchodním procesu. Chcete-li skutečně zažít krásu a sílu tohoto nástroje, musíte integrovat svůj účetní systém s EDI. V naší organizaci to zatím není možné z důvodu přechodu na nový účetní systém 1C. Proto jsme s webovou platformou spokojeni. Protože EDI je v Rusku novou oblastí, můžeme se podílet na zlepšování a finalizaci platformy. Už se ale rýsuje pohodlný nástroj pro komunikaci s našimi partnery. Před příchodem do Konturu šla naše cesta přes další EDI poskytovatele. Neříkejme si o nich nic. Řekněme, že naší konečnou zastávkou je EDI od SKB Kontur. A máme z toho radost. S SKB Kontur jsme začali aktivně spolupracovat na EDI v polovině roku 2013. Ke konci roku jsme přešli všechny naše partnery (obchodní řetězce) od jiných poskytovatelů k EDI.Kontur. A pak začali připojovat nová vozidla. Stále se musíme integrovat s 1C. Proto pracovat a pracovat. A Kontur s pomocí svých specialistů ví, jak tuto práci udělat docela příjemnou a pohodlnou (za což jim děkujeme).

Hned na začátku byl nastíněn plán práce a po celou dobu jsme ho striktně dodržovali. Všechny problémy byly vyřešeny za chodu a rychle. To vše dělá SKB Kontur nesporným lídrem mezi ostatními poskytovateli. Specialisté SKB Kontur se více než my zajímají o to, aby nám vše fungovalo jako hodinky. A samozřejmě ceny za služby Konturu jsou nejnižší (několikanásobně).
Okruh vás naučí nebát se inovací! Proto jsme s velkým zájmem připraveni s nimi i nadále plodně spolupracovat a jako první využívat jejich nové produkty.

Všechny recenze
Obchodní společnost "Credos"

Evgeniy Petrenko, zástupce ředitele pro rozvoj systémů řízení a technologií

Dnes je výměna EDI plně implementována. Pro různé sítě jsou implementovány různé řetězce přenosu dokumentů.
Významnou výhodou SKB Kontur je efektivita řešení organizačních i technických záležitostí při připojování nových dokumentů nebo nových protistran. Věřte, že mám s čím srovnávat. Specialisté na implementaci, techničtí specialisté a manažeři reagují rychle, zcela jasně a informativně na naše požadavky.

Nejdůležitější úkoly, které pro nás EDI.Kontur řeší, je příjem žádostí od obchodních řetězců a zasílání odpovědí. A nyní přecházíme k výměně právně významných dokumentů.

Celkově jsem spokojený s interakcí s SKB Kontur a výsledky projektu změny poskytovatele.

Dmitrij Nefedov, vedoucí IT oddělení

Pomocí EDI.kontour se nám podařilo zautomatizovat zpracování objednávek a přejít na výměnu právně významných dokumentů.
V naší společnosti je účetnictví vedeno v programu 1C. Při implementaci EDI byla důležitá konfigurace adaptéru 1C pro přímé načítání z EDI do 1C. Pracovali jsme s několika poskytovateli EDI a měli jsme problémy s nastavením adaptéru 1C. Když jsme se poprvé seznámili s návrhem SKB Kontur, byli jsme k deklarované automatizaci docela skeptičtí. Adaptér 1C jsme dostali zdarma, ostatní společnosti si za něj účtovaly samostatný poplatek. Proto jsme se rozhodli napojit na některý z obchodních řetězců prostřednictvím SKB Kontur. S výsledkem jsme byli velmi spokojeni.

Adaptér v 1C byl úspěšně uveden do provozu. Při implementaci systému specialisté Kontur rychle reagovali na vznikající problémy. V důsledku toho jsme obdrželi fungující automatizovaný systém a tarify byly nižší než dříve.

Rád bych poznamenal, že se nám v SKB líbil systém práce s klienty. S jakýmkoli dotazem můžete zavolat svému manažerovi. Manažer si vždy buď pomůže sám, nebo požadavek přesměruje na jiného specialistu. Také nás těší zpětná vazba. Při uzavírání jakékoli aplikace se specialisté Kontur vždy ptají, zda nám vše vyhovuje. Rád bych speciálně poděkoval manažerce Natalii Butorinové.

OJSC "PuragroUK"

Sergey Burko, správce systému

Úroveň výkonu tohoto řešení je také na své nejlepší úrovni, samozřejmě ne bez chyb, ale je o co usilovat. Za hlavní výhody považuji jednoduchost rozhraní a nutnost minima operací pro řešení našich problémů.

Musím říci, že jsme měli svá vlastní „přání“, která nebyla ve standardní verzi. Zaměstnanci SKB Kontur nám vyšli vstříc a zrealizovali vše, co jsme pro usnadnění práce požadovali. Navíc, pokud vím, tato vylepšení byla později zahrnuta do standardního řešení, takže byla užitečná nejen nám. Chtěl bych poznamenat, že implementační specialisté reagovali na mé požadavky poměrně rychle.

Finanční i časové výsledky nás potěšily oproti tomu, jak probíhala interakce s jiným poskytovatelem. To vše vedlo k rozhodnutí přejít k SKB Kontur.

Dmitrij Mamontov, vedoucí oddělení implementace obchodních systémů

Když jsme začali implementovat EDI v Castoramě, plánovali jsme se omezit na spolupráci se dvěma nezávislými poskytovateli EDI. V průběhu projektu jsme se však rozhodli navýšit počet EDI partnerů především proto, abychom urychlili napojení dodavatelů na EDI. Volba padla ve prospěch SKB Kontur, která je jedním z lídrů v této oblasti a již spolupracuje s většinou našich dodavatelů a dalších obchodních řetězců.

Nyní SKB Kontur aktivně spolupracuje s dodavateli – během několika měsíců se do EDI burzy zapojilo více než 10 % dříve nepřipojených dodavatelů. Při zachování tohoto tempa plánujeme v blízké budoucnosti kompletně převést všechny objednávky z prodejen Castorama do EDI.

Maloobchodní řetězec "Red & White"

Yana Kokorina, vedoucí oddělení automatizovaných informačních systémů

Od března 2015 spolupracuje Krasnoe i Beloe s poskytovatelem SKB Kontur, který poskytuje služby v práci se správou elektronických dokumentů.

Říci, že tok dokumentů je velký, je pravděpodobně podhodnocení. A vzhledem k objemu práce by nesouhlas s elektronickou správou dokumentů byl nejen finančně nerentabilní, ale ani z hlediska úspory pracovní doby nevhodný.

Rád bych také poznamenal efektivitu řešení požadavků, jak organizačních, tak technických.

Medvedeva Anastasia, vedoucí oddělení služeb zákazníkům

Po přechodu na EDI.Kontour jsme připojovali jednu síť za druhou. A s úrovní výkonu tohoto řešení jsme spokojeni. Co se týče úrovně služeb společnosti SKB Kontur, jsem s ní spokojen, proto ji systematicky přenáším na podporu našim klíčovým klientům.
Pokud mluvíme o výhodách, jednou z prvních je, že Kontur nastavil integraci v našem 1C rychleji než konkurenti. Za druhé, neméně důležité, je efektivita při řešení našich problémů. Třetím je zaměření společnosti Kontur na zákazníky. Poskytovatel během naší spolupráce implementoval do svého modulu funkce, které byly nutné pouze pro nás. Za čtvrté - nezávislost. Většinu úprav provádějí zaměstnanci Konturova s minimálním zapojením našeho IT oddělení.

Proto práci s Contour hodnotím 5 z 5!

Obava "Ruská zima"

V. A. Stoyko, ředitel IT, Russian Holod Group of Companies

Děkuji společnosti ZAO PF SKB Kontur za rychlou implementaci EDI.Kontur v pobočkách naší společnosti. Zvláště chci poznamenat profesionální úroveň školení týmu a samostatně vyjádřit svou vděčnost manažerovi Vladimíru Vladimiroviči Porokhonkovi, který vždy reaguje na požadavky a úspěšně řeší jakýkoli z našich problémů.

MPZ "Dobrogost"

Konstantin Starikov, správce systému

V systému EDI spolupracujeme s obchodními řetězci „Monetka“, „X5 Retail Group“, „Kirovsky“, „Megamart“, „Lenta“.

Před uzavřením smlouvy se společností Kontur jsme spolupracovali s jiným poskytovatelem. Tato spolupráce byla pro nás nesmírně nákladná. Ale to není tak špatné. Nejdůležitější je, že jsme měli vážné potíže při práci s modulem našeho poskytovatele. Z naší strany bylo ke zpracování „automatického“ načítání dokumentů do 1C zapotřebí obrovské množství ruční práce. Naprosto nespokojeni jsme byli i s technickou podporou. Často jsme místo odpovědí slyšeli pouze pípání v telefonu. Nyní jsme se službami našeho poskytovatele spokojeni. Problémy jsou řešeny rychle, v extrémních případech lze některé problémy vyřešit prostřednictvím našeho manažera. Pokud jde o to, jak modul funguje, funguje opravdu dobře. Konečně se nám podařilo zautomatizovat proces zadávání dat do našeho účetního systému. Na přání můžeme říci, že by bylo vhodné v budoucnu spolupracovat se všemi obchodními řetězci za neomezený tarif.

LLC TD "Syrobogatov"

Kupriyanov Konstantin, 1C programátor

Cena služeb poskytovaných Konturem je ve srovnání s ostatními poskytovateli nižší a flexibilní tarifní tarif vám umožňuje vybrat si vhodný tarif pro každou maloobchodní síť na základě objemu toku dokumentů. V této spolupráci cítíme rovnováhu mezi všestranností, rychlostí a stabilitou integračního modulu s komoditním účetním systémem na platformě 1C Enterprise 7.7. Jakékoli dotazy, které se vyskytnou jak při realizaci, tak během provozu, jsou pracovníky SKB Kontur co nejrychleji vyřešeny, nezůstane nezodpovězena ani jedna otázka.

​​​​​​​​​​​​​​​ elektronická správa dokumentů​