Если у Вас не один, а два или несколько почтовых ящиков, то для удобства можно настроить пересылку почты с одного аккаунта на другой. Рассмотрим, настраивается пересылка почты Яндекс .
Шаг 1.
Находясь в своей почте …[email protected], найдите в правом верхнем углу вкладку НАСТРОЙКИ:
Все картинки увеличиваются при нажатии.
Пересылка почты Яндекс. Шаг 1
Пересылка почты Яндекс. Шаг 2
Шаг 3. Чтобы настроить пересылку почты с Яндекса на другой почтовый ящик, необходимо СОЗДАТЬ ПРАВИЛО:
Пересылка почты Яндекс. Шаг 3
Шаг 4. Нажмите на ИЗМЕНИТЬ условие к каким письмам применять правило пересылки. Советую применять ко всем письмам, кроме спама с вложениями и без вложений :
Пересылка почты Яндекс. Шаг 4
Шаг 5. Укажите email пересылки , куда будут направлены письма с этого ящика. Задайте НАЗВАНИЕ пересылки и нажмите СОЗДАТЬ ПРАВИЛО:
Пересылка почты Яндекс. Шаг 5
Шаг 6. Правило создано, т.е. пересылка почты с оформлена и можно создать следующее правило, если есть такая необходимость:
Пересылка почты Яндекс. Шаг 6
Шаг 7. Автоматическая пересылка писем оформлена, но для того, чтобы она заработала необходимо ее подтвердить, пройдя по ссылке в новом письме, пришедшем на email пересылки, который указали, создавая правило:
Пересылка почты Яндекс. Шаг 7
Шаг 8. Вы вернетесь в Правила обработки почты Яндекса. Нажмите на кнопку ВКЛЮЧИТЬ ПРАВИЛО:
Пересылка почты Яндекс. Шаг 8С этого момента пересылка почты Яндекс заработает. Особенно важно настроить пересылку в почтовых ящиках корпоративной
По умолчанию в текущей папке отображается 30 последних писем. Чтобы увидеть предыдущие письма, нажмите кнопку Ещё письма (под списком писем).
Изменить количество писем на странице можно в настройках:
В трехпанельном интерфейсе в текущей папке отображаются все письма. Чтобы прочитать полученные ранее письма, пролистайте список вниз.
Выделить письма
С выделенными письмами можно совершать различные действия:
","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[{"shape":"circle","direction":["top","right"],"alt":"Выделить все письма на странице","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false},{"shape":"circle","direction":["bottom","right"],"alt":"Выделить одно письмо","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true}]}}">
При выборе писем в трехпанельном интерфейсе удерживайте клавишу Ctrl . Для выделения всех писем на странице используйте сочетание клавиш Ctrl + A .
Читать текст письма в списке писем
Просматривать письма по категориям
","hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":false,"areas":[{"shape":"rect","alt":"","coords":,"isNumeric":false}]}}">
Письма с личных электронных ящиков отображаются на вкладке Общение .
Закрепить письмо вверху списка
Чтобы важное письмо было на виду, закрепите его вверху списка. Для этого выделите письмо и нажмите кнопку Закрепить .
Закрепленное письмо выделяется слева желтой полосой и показывается первым во всех папках. Например, входящее письмо будет отображаться и в папке Отправленные . Новые письма показываются под закрепленными.
Примечание. Если в папке Входящие вы видите отправленные или старые письма вместо новых, проверьте, нет ли в ней закрепленных писем.
Пометить письмо прочитанным или непрочитанным
Чтобы пометить письмо прочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.
Чтобы пометить письмо непрочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.
Чтобы пометить прочитанными все письма в папке, нажмите на значок справа от названия папки и подтвердите действие:
Неправильно отображаются элементы страницы
Старые письма в списке отображаются над новыми
Такие письма закреплены вверху списка. Закрепленные письма выделяются желтой полосой слева от строки письма.
Чтобы открепить письмо, выделите его и нажмите кнопку Открепить .
Когда все письма будут откреплены, желтая полоса слева от них исчезнет. Открепленные письма автоматически отсортируются по дате получения.
Нет кнопок над списком писем
Кнопки отображаются тогда, когда вы начинаете работать с конкретными письмами. Выделите хотя бы одно письмо в списке - и кнопки появятся.
Назначение Правил обработки писем
Правила обработки писем предназначены для тонкой настройки параметров, которые будут использоваться при обработке и доставке разных сообщений в зависимости от набора условий, которым они будут соответствовать. Каждое условие проверяет некоторые характеристики сообщения, такие, как адреса отправителя и получателя, названия найденных в письме вирусов и других угроз, размер письма и т.п. Имеется возможность задавать различные комбинации проверок данных параметров, и тем самым менять процедуру обработки сообщений.
Могут быть заданы как общие Правила, проверяемые для всех обрабатываемых писем, так и Правила, связанные с конкретными пользователями, их алиасами и группами пользователей.
Общие Правила обработки писем задаются в основном конфигурационном файле Dr.Web MailD , в секции , а Правила обработки писем, связанные с пользователями и группами пользователей, задаются во встроенной базе данных .
Помещение Правил во встроенную базу данных наиболее оправдано, если число пользователей с разными настройками обработки писем велико, поскольку обработка Правил в конфигурационном файле становится неэффективной, так как сложность поиска настроек в нем пропорциональна количеству Правил. Поиск сработавших Правил во встроенной базе данных в этом случае работает более эффективно, и, кроме того, оптимизируется использование памяти.
Порядок обработки писем и просмотра Правил
При обработке письма некоторым подключаемым модулем или другим компонентом, он может запросить у MailD core значение какого-либо параметра. В этом случае подходящее значение параметра выбирается согласно следующему алгоритму:
Просматриваются Правила, имеющиеся во встроенной базе данных и связанные с получателем данного письма (получатель определяется по заданному отправителем RCPT TO ).
Просматриваются Правила, имеющиеся во встроенной базе данных и связанные со всеми группами, к которым относится пользователь-получатель. Просмотр Правил групп производится в обратном порядке: с настроек самой последней группы и до первой в списке группы.
Просматриваются Правила, заданные в секции .
Обратите внимание на порядок обхода Правил:
o Все Правила в текущей просматриваемой группе Правил всегда проверяются в порядке их задания.
o Для каждого проверяемого Правила проверяется условие CONDITION – и если оно истинно, то значение требуемого параметра ищется среди элементов секции SETTINGS этого правила.
o Если условие CONDITION оказалось ложно, то просмотр Правила заканчивается и происходит переход к поиску значения в следующем Правиле.
o Если условие CONDITION истинно и после него стоит директива cont , то происходит переход к проверке следующего Правила. Если же после истинного CONDITION стоит директива stop , то просмотр Правил заканчивается вне зависимости от того, было найдено значение требуемого параметра или нет.
Значение параметра по результатам просмотра Правил всегда определяется следующим образом:
Если искомый параметр встретился в одном из сработавшем правил, то используется его значение, извлеченное из части SETTINGS (обратите внимание, что при срабатывании нескольких Правил для одного и того же параметра, результирующее значение этого параметра зависит от его семантики. Подробнее об этом см. в подразделах Формат Правил и Особые случаи Правил ).
Если Правила отсутствуют, или ни одно Правило не сработало, или ни в одном из сработавших Правилах параметр не нашелся, то извлекается значение этого параметра, заданное в соответствующей секции конфигурационного файла .
Если в конфигурационном файле искомый параметр не задан, то используется его значение по умолчанию.
Формат записи Правил обработки писем рассмотрен в подразделе Формат Правил .
Особые случаи Правил (включая Правила с отсутствующей частью SETTINGS, а также Правила, использующие клонирующие параметры) рассмотрены в подразделе Особые случаи Правил .
Обработка ошибок и проверка корректности Правил рассмотрены в подразделе Обработка ошибок и проверка корректности Правил .
В этой статье я поделюсь тем, как мы организовали почту у себя в SEOXL. Это также будет полезно нашим клиентам, которые не хотят испытывать проблем при коммуникации с помощью почты.
Правило №1 - Почту не нужно постоянно проверять.
Выберите определенное время: утро, день или вечер. Если же в основе вы работаете через почту – выберите интервал времени (час, два). Проверяйте почту только в строго определенное время. Исключение – если вам позвонили, написали и попросили сразу дать комментарии по письму. Это позволит вам не отвлекаться от основных задач.
Правило №2 – Не отвлекайтесь, когда проверяете почту.
Не надо отвлекаться на другие задачи, когда вы проверяете почту. Отвлекаясь, вы растягиваете время, которое отведено на проверку почты.
Правило №3 – Изучите возможности вашего почтового клиента.
Важно уделить 15 минут и посмотреть на возможности вашего почтового клиента. Это позволит вам организовать почту лучше.
Возможности почты:
- Подпись
- Фотография сотрудника
- Папки
- Метки
- Правила обработки почты
Правило №4 – Организация папок.
Организация папок – очень важный момент, подумайте от кого вам часто приходят письма, как их группировать, чтобы быстро и легко найти нужное письмо. Если ваша почта поддерживает теги и категории – используйте их.
Пример того как может выглядеть папки:
Отправленные письма тоже лучше организовывать по аналогии, чтобы легко находить нужные письма.
Правило №5 – Пустой ящик!
Папка Входящие должна быть пустой, в момент проверки почты вы сразу отвечаете на письмо и перемещаете входящее письмо в нужную папку. Если сразу не можете ответить на письмо, помечаете его флажком или любой другой меткой, и потом к нему возвращаетесь. Все важные письма можно вывести отдельно на одну страницу.
Правило №6 – Откажитесь от рассылок.
Отписывайтесь от ненужных рассылок, тогда меньше будет уходить времени на разбор почты.
Правило №7 – Правильные названия писем!
По названию письма вы и получатель сразу должны понять от кого это письмо и в чем суть. В нашем случае мы используем в теме письма: название сайта + тема. Тогда при ответе клиента мы сразу видим и понимаем, от кого это письмо.
Правило №8 – Шаблоны экономят время.
Используйте типовые шаблоны для регулярных писем.
В нашем случае это письма с ежемесячным отчетом, письма-приветствия для новых клиентов.
Если вы понимаете, что вам поступает много типовых вопросов – стоит подготовить шаблонный ответ. Можно еще опубликовать статью на сайте с ответами на часто задаваемые вопросы и ссылаться на неё в ответах.
У нас есть WiKi, которой пользуются все сотрудники и дополняют ее своими шаблонами.
Правило №9 – ТЗ на письма.
Мы все представляем техническое задание на текст для сайта. Должно быть такое же ТЗ для писем. Пишите, кратко, четко, по существу. Перед отправкой можно проговорить важное письмо вслух, это позволит взглянуть на письмо по-другому. Важно, чтобы после отправки письма не нужно было звонить и объяснять его, это экономит ваше время и время клиента.
Правило №10 – Одно письмо - одна тема.
Сосредоточиться на многих вещах одновременно нельзя, поэтому наиболее оптимально в одном письме затрагивать только одну тему.
Правило №11 – Правила обработки для писем.
Создавайте правила для писем, и они сразу будут попадать в нужную папку. Если в категории будет новое непрочитанное письмо - оно будет выделено, также можно быстро просмотреть все непрочитанные письма. Можно создать правило с ответом, для типовых писем.
Правило №12 – Информируйте!
Если вы понимаете, что отвечать на письмо будете долго, а клиент ждет ответ - сообщите о том, что вы получили письмо и о сроках ответа.
Правило №13 – Мобильные приложения.
Отключите все пуш-уведомления от почтына телефоне, чтобы придерживаться правила проверки почты, о котором мы говорили в самом начале.
На этом все. Интересно, как вы ведете почту и какими фишками пользуетесь?
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.
Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Будьте организованны : Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
Информированность : Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
Настраиваемые правила : Это правила, создаваемые без шаблона.
Правила настраиваются практически неограниченно. Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения .
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило .
Выберите один из шаблонов из Шага 1 . Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям .
В , нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу , чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий , чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.
В , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила Далее .
На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее .
На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".
По умолчанию установлен флажок Включить правило . Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Удаление правила
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
Выполнение правил вручную
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями , а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила .
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор , выберите папку и нажмите кнопку ОК .
Установите флажок Включить вложенные папки , чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
Нажмите Выполнить .
Правила сервера и правила клиента
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Применение правил к другим элементам Outlook
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:
Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь , новая встреча не создается.
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные , ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные , собрание не добавляется в папку Календарь .
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.
Группы контактов
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.